Указанные документы компании хранят в процессе своей деятельности, передают компании-правопреемнику, однако в случае банкротства или ликвидации компаний ситуация немного отличается.

Документы, сопровождающие деятельность компании, могут быть уничтожены ввиду ненадобности; документы по научным разработкам и интеллектуальной собственности частично восстановимы (в библиотеках, в том числе электронных, в Роспатенте и органах патентования за рубежом). Указанные документы, в отличие от иных, имеют сроки, после наступления которых правовая охрана прекращается. Следовательно, вопросы продолжения хранения такого рода документов не являются очевидно актуальными.

Третий вид документов – документы по личному составу – являются обязательными для хранения в течение 50 лет с даты их создания и подлежат уничтожению только по результатам экспертизы об отсутствии ценности таких документов.

Требование о хранении документов в течение 50 лет с даты их создания относится к документам, произведенным после 2003 года, а к произведенным документам до 2003 года применяется срок продолжительностью в 75 лет и обусловлено правом работников на пенсионное обеспечение.

Таким образом, обязанность по хранению документов по личному составу не прерывается ликвидацией либо банкротством компании – указанные документы подлежат хранению, как минимум, 50 лет.

В законе об архивном деле указано, что за несоблюдение сроков хранения документов и несоблюдение закона об архивном деле наступает гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность.

Уголовный кодекс не содержит норму об уголовном преследовании лиц, не выполнивших требование о хранении документов о личном составе в течение установленного срока; Кодекс об административных правонарушениях содержит ряд статей, по которым максимальный размер штрафа для физического лица составляет 5 000 рублей.

Гражданско-правовая ответственность за нарушение порядка хранения архивных документов не проработана на практике, однако законодательство находится в постоянном развитии, и указанное не означает, что в течение достаточно длительного срока обязанности по хранению документов по личному составу каждый из видов ответственности (уголовная, административная и гражданско-правовая) не будут проработаны законодателем и не будут реализованы судебной практикой на совершенно ином, нежели в настоящее время, уровне.

В настоящее время судебная практика по привлечению к какому-либо виду ответственности отсутствует. Имеется незначительная практика по обжалованию определений о признании компаний банкротами по основанию о не передаче документов по личному составу в архив (дело за № А32-41844/2011) и достаточно обширная судебная практика о не включении определенных периодов в необходимый для назначения пенсионного обеспечения стаж по причине не сдачи документов в архив (к примеру, Апелляционное определение Курганского областного суда от 04.03.2014 г. по делу 33-603/2014, Апелляционное определение Саратовского областного суда от 21.08.2014 г. по делу 33-4794/2014).

Следует отметить, что в законодательстве уже в настоящее время достаточно подробно описаны принципы добросовестности при ведении дел. Кроме того, собственникам ликвидируемых и банкротящихся компаний следует помнить, что не соблюдение порядка передачи документов в архив – это возможные недоплаты по пенсиям бывшим работникам их компаний.

Кроме того, законодательство не препятствует хранению документов в ином, нежели архив, месте: единственное отличие хранения документов в архиве – это гарантия их подлинности и невнесения в них в период хранения изменений.

Понравилась статья? Поделитесь: