Как успешно пройти проверку госорганов?

Правила проведения проверок предпринимателей все больше детализируются и усложняются, информации становится все больше. В этой статье мы дадим основные ориентиры, которые помогут не заблудиться в источниках информации и выработать алгоритм действий при прохождении проверки.

Откуда придет проверка?

Проверяющих органов огромное количество. Какие придут именно в вашу компанию, зависит от видов ее деятельности. Наиболее широка сфера контроля у МЧС (пожарная инспекция), инспекции по труду, Ростехнадзора, административно-технической инспекции (на региональном уровне). Практически любая организация, имеющая офис, сотрудников и территорию, рано или поздно подвергнется проверке этих органов.

При торговле потребительскими товарами и оказании услуг населению ждите проверки Роспотребнадзора. А если компания оказывает лицензируемую деятельность, с проверкой придет орган, выдающий лицензию. В компании, которая эксплуатирует оборудование, требующее поверки (счетчики, весы и т.п.), можно ожидать чиновников из Росстандарта. Иностранные сотрудники? Ждите УФМС.

Чем больше у компании видов деятельности, эксплуатируемого оборудования, помещений, территории и т.п., тем большее количество органов будет ее проверять.

Когда ждать проверки?

Взаимодействие проверяющих органов и проверяемых субъектов происходит в следующих формах (294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля", далее – ФЗ-294, Закон о проверках):

1) Плановая проверка (ст. 9 ФЗ-294) проводится не чаще одного раза за три года (есть исключения, например, в сфере здравоохранения, энергетики). Проверяется деятельность организации в целом в соответствии с полномочиями проверяющего органа.

2) Внеплановая проверка (ст. 10 ФЗ-294) может случиться в любой момент. Поводом служат нарушение прав потребителей, неустранение ранее выявленных нарушений, итоги "скрытых" проверок (выявление повышенных индикаторов риска), экстремальные ситуации (например, угроза жизни и здоровью граждан), обращение организации за разрешением или лицензией.

Эти два вида проверок могут происходить как в документарной форме (нужно ответить на запрос госоргана, предоставить документацию), так и в выездной, а иногда выезд проверяющих и запрос документов происходят в рамках одной проверки.

3) Направление предостережения (ч. 5 ст. 8.2 ФЗ-294) осуществляется по результатам "скрытого" мониторинга, если есть информация о повышенных рисках нарушений или о готовящихся нарушениях. Контролирующий орган направляет предостережение, которое компания должна исполнить или обоснованно возразить на него.

4) "Скрытая" проверка (ст. 8.3 ФЗ-294) проводится проверяющими органами в режиме мониторинга: собираются данные на основании замеров воздуха, воды, обследования земель, территорий, сбора информации в Интернете и т.п.

Как узнать о предстоящей проверке?

О плановой проверке узнать проще всего: информация заранее публикуется на сайте Генеральной прокуратуры.

О внеплановой проверке предупреждают за 24 часа до ее начала (ч. 16 ст. 10 Закона о проверках). Уведомить могут любым доступным способом: по электронной почте, факсом. В отдельных случаях (например, угроза причинения вреда жизни, здоровью людей) организацию не предупреждают о проверке.

О предостережении юрлицо узнает только по факту его получения.

А о "скрытом" мониторинге можно вообще не знать, пока его результаты не дали повода для предыдущих видов проверок.

Как подготовиться к проверке?

Получив документацию о предстоящих проверочных мероприятиях, нужно составить план:

1) Определить, какие сведения предоставлять проверяющим;

2) Организовать сбор информации, подготовку помещений, оборудования для осмотра;

3) Установить, кто и по каким вопросам будет взаимодействовать с проверяющими;

4) Если позволяет время, нужно собрать ответственных лиц и договориться с ними о единой стратегии при проверке. Часто бывает так, что один сотрудник не считает нужным предоставлять информацию, а его коллега, наоборот, излишне открыт проверяющим;

5) Если компания действительно к началу проверочных мероприятий имеет нарушения, необходимо их устранить или хотя бы начать это делать, чтобы продемонстрировать проверяющим добросовестность компании.

Не все из перечисленного можно осуществить, если проверяющие уже стоят на пороге и сообщают о предстоящих мероприятиях. Но это случается нечасто и только по поводу очень серьезных нарушений.

Как взаимодействовать с проверяющими?

1) Помните об ограничениях для проверяющих: нельзя выходить за рамки общей компетенции проверяющего органа, за предмет и сроки проверки, требовать заранее документы. Запрещается проверять организацию в отсутствие руководителя, уполномоченного представителя юрлица (ст. 15 ФЗ-294);

2) Не бойтесь личного взаимодействия: если проверка документарная, позвоните исполнителю, задайте уточняющие вопросы. Если проверяющие должны прийти на предприятие, организуйте встречу, познакомьте с руководителем и уполномоченными сотрудниками, обсудите порядок взаимодействия, объем необходимой информации;

3) Взаимодействие с чиновниками должно быть формализованным: если требуют документы и сведения, не указанные в распоряжении о проверке, вежливо изложите свою позицию и попросите сделать официальный письменный запрос, на который обязательно ответите. Передачу всех документов фиксируйте под роспись или направляйте на официальный адрес контролирующего органа;

4) Обращайте внимание на нарушения, допущенные проверяющими в процессе проверки. Но не нужно о них сразу сообщать – приберегите эту информацию на тот случай, если придется оспаривать результаты проверок. Для этого пригодятся и формальные основания (ошибки в адресе компании, фамилии директора, дата проверки и т.п.), особенно когда по существу оспорить итоги проверки мало шансов.

Что не нужно делать?

1) Не пытайтесь заранее узнать о том, каким будет результат проверочных мероприятий, будут ли предписания и штрафы – это может насторожить проверяющих;

2) Не стоит заранее оправдываться, если в ходе проверочных мероприятий чиновники указывают на явные или предполагаемые нарушения. Возможно, после получения акта о результатах проверки аргументация компании изменится;

3) Не прячьте руководителя. Ст. 15 ФЗ-294 запрещает проводить выездную проверку в отсутствие директора или другого представителя. Возникает соблазн сообщить проверяющим, что "директора нет и неизвестно, когда будет", в то время как директор стремительно ретируется через черный ход,

Но проверяющий чиновник может составить акт о невозможности проведения проверки, а затем в течение 3 месяцев имеет право перенести проверочные мероприятия и посетить организацию в любой момент без предупреждения (ч. 7 ст. 12 Закона о проверках). Поэтому руководителю не только несолидно прятаться от проверяющих, но и бесполезно и даже вредно: чиновники все равно проверят компанию, но будут гораздо строже и придирчивее в такой ситуации.